L'azienda
UOS Gestione acquisti (Provveditorato - economato)
Responsabile: Dott.ssa Elisabetta Mombrini
L'attività dell’Unità Operativa semplice gestione acquisti, economato, provveditorato, è improntata alla programmazione complessiva in materia di acquisizione di beni e servizi, nonché alla gestione delle procedure relative alle acquisizioni necessarie per il funzionamento delle strutture aziendali (Presidi Ospedalieri, Poliambulatori, ecc.).
II ruolo e la responsabilità del Servizio ha una valenza sotto diversi profili: economico, etico, di responsabilità contrattuale, pertanto è necessario dotarsi di un centro di attività per la funzione acquisti, basato su: programmazione, budget, ottimizzazione economie di scala e del potere contrattuale dell'Azienda.
In sintesi, un'unica struttura aziendale deputata agli acquisti con personale professionalizzato e responsabilizzato alla funzione per garantire coerenza e uniformità metodologica alle procedure di acquisto, conferire all'attività aziendale il massimo dell'efficacia e dell'efficienza e una immagine, anche esterna, di corretta gestione amministrativa e professionale di una attività critica e strategica quale è quella degli acquisti.
Nell'ambito di tale attività sono individuabili nei seguenti settori:
Settore Gare:
- programmazione degli acquisti annuali e pluriennali, già in fase di definizione del budget aziendale per beni e servizi e nella;
- indagini di mercato in materia di acquisizioni di beni e servizi;
- gestione scadenziario degli appalti e partecipazione, a livello aggregato, alla definizione delle procedure di gara da espletare in aggregazione con altre AA.OO. della Regione Lombardia, in ottemperanza alle Linee Guida Regionali;
- negoziazione con i fornitori per appalti di beni e servizi;
- predisposizione della documentazione necessaria per l’espletamento delle gare d’appalto sia sopra soglia che sotto soglia comunitaria;
- gestione delle commissioni di gara (amministrative e tecniche) mediante predisposizione della relativa documentazione;
- gestione intero iter di gara (da indizione gara ad esito procedura);
- comunicazione di esito gara a tutti i concorrenti ai sensi della normativa vigente;
- verifiche post-aggiudicazione ai sensi della normativa vigente e adempimenti conseguenti;
- gestione di gare d’appalto in forma telematica e on line mediante utilizzo di piattaforme specifiche;
- gestione negozi elettronici di Centrale Regionale Acquisti (Regione Lombardia) e di Consip S.p.A.;
- rendicontazione gare d’appalto mediante utilizzo dei portali regionali (Osservatorio Contratti Pubblici e Osservatorio Acquisti);
- gestione contratti attività alberghiere e generali esternalizzate (controlli amministrativi);
- monitoraggio della spesa per beni e servizi;
- attività di reporting inerente l’andamento della spesa per beni e servizi;
- assolvimento del debito informativo vs. esterni (Regione, Ministero, ecc.) in relazione alle materie di competenza;
- assolvimento del debito informativo vs. interni (U.O. Economico Finanziaria, Direzioni Aziendali, ecc.) in relazione a scadenze e adempimenti di competenza;
- archiviazione della documentazione relativa ad appalti di beni e servizi.
Settore Acquisti:
- verifica e valutazione delle richieste formulate dai reparti e servizi ospedalieri;
- gestione ordini di acquisto mediante predisposizione dei buoni d’ordine;
- gestione negozi elettronici di Centrale Regionale Acquisti (Regione Lombardia) e di Consip S.p.A.;
- predisposizione degli atti necessari per indagini di mercato sotto soglia comunitaria;
- monitoraggio processi di acquisto in economia e in gara;
- attività di reporting per gli aspetti di competenza;
- controllo corrispondenza documenti di trasporto – fatture che necessitano di verifiche in relazione a prezzo e/o altre condizioni economiche e tecniche;
- archiviazione documentazione relativa alle richieste di acquisto e agli ordini emessi ai fornitori;
- gestione indagini di mercato in forma telematica;
- gestione flussi per adempimenti vs. esterni e interni.
- aggiornamento albo fornitori telematico.
Settore Servizi Alberghieri e di Supporto
Le attività dell’ufficio sono individuabili principalmente nelle seguenti funzioni:
- gestione fondo economale;
- gestione contratti attività alberghiere e generali esternalizzate (controlli amministrativi e tecnico – gestionali), con relativo controllo corrispondenza documenti di trasporto – fatture e relativa liquidazione;
- gestione magazzini economali di Treviglio e Romano;
- rilevazione delle rimanenze di magazzino aziendali;
- tenuta e gestione dell’inventario.
Monitoraggio ed esecuzione
Al fine di tener distinto la fase di approvvigionamento da quella di monitoraggio ed esecuzione, ASST Bergamo Ovest affida la il monitoraggio e l’esecuzione dei contratti ad altre UUOO quali, ad esempio, l’ UOC Sistemi Gestionali Informativi relativamente agli acquisti informatici e dei relativi servizi, l’ UOC Servizio Farmaceutico relativamente ai farmaci e ai dispositivi medici, l’UOS Servizio Ingegneria clinica riguardo alle apparecchiature, e l’ UOC Tecnico Patrimoniale acquisti/approvvigionamenti per quanto riguarda i contratti di manutenzione e quanto già descritto.
Un ulteriore livello di monitoraggio è affidato alle funzione Internal Auditing e Prevenzione della corruzione e trasparenza. In collaborazione con il RUP aziendale, svolgono attività di controllo sull’esecuzione dei contratti i Direttori di Esecuzione del Contratto – DEC che sono identificati con specifico provvedimento a seconda della natura del contratto (sanitario o non sanitario), nel rispetto di quanto previsto dal Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 “Attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE sull'aggiudicazione dei contratti di concessione, sugli appalti pubblici e sulle procedure d'appalto degli enti erogatori nei settori dell'acqua, dell'energia, dei trasporti e dei servizi postali, nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture”. Gli stessi svolgono le loro attività in qualità di specialisti in possesso di idonee professionalità atte a verificare la qualità nell’esecuzione del contratto e la necessità di attivare adeguate azioni correttive.
Link utili